Wystawiając fakturę sprzedaży przedsiębiorca zobowiązany jest umieścić na niej opis "mechanizm podzielonej płatności", jeżeli na fakturze znajdują się towary lub usługi wymienione w załączniku 15, a należność ogółem na fakturze jest równa lub przekracza 15000 PLN (art. 106e, pkt 18a).
KT-Plus automatyzuje ten proces, ale dla automatycznego działania konieczne jest spełnienie kilku warunków.
UWAGA: w przypadku wątpliwości użytkownik zawsze może ręcznie umieścić informację "mechanizm podzielonej płatności" wpisując ją w uwagi faktury.
1. Określenie serii faktur sprzedaży podlegających obowiązkowi MPP
Domyślnie wszystkie rodzaje faktur sprzedaży posiadają oznaczenie, że podlegają obowiązkowi MPP. Jednak w przypadku dokumentów unijnych lub eksportowych umieszczanie zapisu o MPP na wydruku nie jest konieczne. Wybrane dokumenty można wykluczyć z tego mechanizmu wyłączając atrybut Podzielona płatność w oknie definicji typów dokumentów.
Przy definiowaniu nowych rodzajów faktur należy zwrócić uwagę czy wartość atrybuty Podzielona płatność jest właściwa.
2. Oznaczanie produktów wymienionych w załączniku 15
Podstawową informacją niezbędną do oznaczenia faktury zapisem o obowiązku MPP jest oznaczenie towarów i usług podlegających obowiązkowi MPP. Należy to zrobić w oknie edycji danych produktu w zaznaczonym ramką miejscu.
Zalecane jest także wypełnienie pola PKWiU, którego wartość pozwoli kontrahentowi na weryfikację zasadności stosowania obowiązku MPP. Wartość atrybutu Podzielona płatność jest także dostępna w oknie z listą towarów.
Domyślnie, żadna pozycja w kartotece towarów nie jest oznaczona atrybutem Podzielona płatność. Przed 1 listopada 2019 należy przeprowadzić inwentaryzację kartoteki i oznaczyć pozycje podlegające obowiązkowi MPP. Konieczne jest także wdrożenie procedury weryfikacji wartości tego atrybutu dla nowo zakładanych pozycji. Osoby, które tworzą nowe pozycje w kartotece powinny mieć świadomość konieczności właściwego ustalenia wartości atrybutu Podzielona płatność.
Dla okresowej weryfikacji prawidłowości oznaczenie towarów można posłużyć się raportem T200, który zwraca listę pozycji utworzonych w zadanym okresie czasu.
3. Wystawianie faktury VAT
Określenie czy wystawiana faktura VAT podlega obowiązkowi MPP jest całkowicie automatyczne i nie możne zostać ręcznie zmienione przez użytkownika. Na podstawie obecności na liście pozycji faktury pozycji z obowiązkiem MPP oraz wartości brutto faktury określana jest wartość atrybutu Podzielona płatność dla faktury. Wartość tego atrybutu jest zapamiętywana w danych faktury. Jest widoczna zarówno w oknie edycji faktury jak i na liście faktur.
Wydruk faktury z atrybutem Podzielona płatność powinien zawierać napis "Mechanizm podzielonej płatności" zgodnie z wymogami ustawy.
Jeżeli faktura rozlicza wcześniejsze zaliczki to wartość zaliczek nie ma wpływu na określenie wartości atrybutu Podzielona płatność.
Określenie czy faktura podlega obowiązkowi MPP określana jest na podstawie wartości brutto większej lub równej 15000 PLN (lub równowartości w walucie). Istnieje możliwość określenia innego progu wartości faktury poprzez parametr systemu.