Zdarzenia (projekty, kontrakty, obieg dokumentów, zamówienia, ofertowanie)

Zalecanym sposobem rejestracji transakcji biznesowych jest moduł zdarzeń. W wielu firmach pod pojęciem zdarzeń rozumie się takie terminy jak projekt, kontrakt, sprawa, zlecenie produkcyjne.

Centralnym punktem systemu jest kontrahent, a podstawowe operacje związane z obsługą kontrahenta koncentrują się na zdarzeniach. Każdy kontakt z klientem dotyczący zamówienia towaru lub usługi, zapytanie ofertowe, reklamacja itd. zostaje zarejestrowana przez uprawnionego pracownika i trafia do kontenera zwanego dalej skrzynką (etapem realizacji). Praca ze zdarzeniem polega na opracowaniu zadań przez właściwych pracowników/działów i przesłaniu jej (obieg dokumentów) do kolejnej skrzynki (etap). Obieg dokumentów związany z obsługą zdarzenia jest konfigurowalny.

Zdarzenia u każdego klienta wyglądają nieco inaczej ponieważ są bardzo konfiguralne (ustawia się nazwy skrzynek, nazwy zdarzeń, kolejność zdarzeń - obieg dokumentów, widoczność kontrolek).

ZDARZENIA - KONTROLKI MENU

Dodaj - dodajemy zdarzenie

Edycja - pozwala na edycję istniejącego zdarzenia, edytowalne są:

•nazwa zdarzenia

•znacznik

•kontrahent (możliwość zmiany)

•pracownik odpowiedzialny (pracownik kontrahenta)

•opiekun (pracownik odpowiedzialny za dane zdarzenie)

•numer pisma kontrahenta

•data realizacji

•magazyn (wybór odpowiedniego magazynu)

Usuń - usuwa zdarzenia

Odśwież - odświeża rejestr zadań/zdarzeń

Tabela:

•zapamiętaj ustawienia - zapamiętuje aktualne ustawienie tabeli

•przywróć ustawienia - przywraca poprzednie ustawienia (takie jak podczas uruchomienia programu)

•przywróć ustawienia domyślne - przywraca ustawienia fabryczne

•eksport danych (do pliku: xls, xml, html, txt)

•drukuj zawartość

Raporty:

- zdarzenia DT (czas obsługi zdarzeń w skrzynce Doradca Techniczny)

- zdarzenia z przedłużonym terminem realizacji

- zamówienia z WWW (generuje listę zamówień złożonych przez internet)

- DW! Ważność ofert

- DW! Analiza zdarzeń

- reklamacje

Instrukcje -

SKRZYNKI:

- Archiwum

- Badanie jakości obsługi

- Dział Techniczny

- Magazyn

- Oferta_poczekalnia

- Ofertowanie

- Sekretariat

- Serwis

- Szybka oferta

ZDARZENIA - EDYCJA ZDARZENIA

•Tryb eycji - uaktywnia pola przeznaczone do edycji

•Prześlij z powrotem - przesyła do poprzedniej skrzynki

•Prześlij dalej - przesyła do kolejnej skrzynki

•Dodaj zał. - dodaje załącznik

SPOSÓB POZYSKANIA:

- Stały klient

- Fax

- Zgłoszenie telefoniczne

- Osobiste zgłoszenie klienta

- Przedstawiciel handlowy

- Strona internetowa

- Inne

STANY:

•Złożone - zdarzenia złożone

•Odrzucone - zdarzenia odrzucone

•Przyjęte do realizacji - zdarzenia przyjęte do realizacji

WYNIKI OFERTY:

•Sukces

•Porażka - nieatrakcyjna cena

•Porażka - zbyt długi termin dostawy

•Porażka - zbyt długi termin sporządzenia ofert

•Inne

TYPY ZDARZEŃ, ŚCIEŻKI OBIEGU

Przetarg: sekretariat, dział techniczny, ofertowanie, oferta_poczekalnia, archiwum

Zapytanie: sekretariat, dział techniczny, ofertowanie, oferta_poczekalnia, archiwum

Oferta: sekretariat, oferta_poczekalnia, archiwum

Zamówienie: sekretariat, dział techniczny, serwis, archiwum

Kontrakt: sekretariat, dział techniczny, serwis, archiwum

Projekt: sekretariat, dział techniczny, serwis, archiwum

Zamówienie internetowe: dział techniczny, serwis, archiwum

Sprzedaż: serwis, archiwum

Reklamacja jakościowa: sekretariat, dział techniczny, badanie jakości obsługi, archiwum

Reklamacja ilościowa: sekretariat, magazyn, badanie jakości obsługi, archiwum

Niedobór dostawy: magazyn, dział techniczny, badanie jakości obsługi, archiwum

Zgłoszenie serwisowe: sekretariat, serwis, archiwum

PRZYKŁADOWY OBIEG DOKUMENTÓW

Zapytanie:

Sekretarka odbiera maila z zapytaniem, dodaje zdarzenie do rejestru i przesyła do działu technicznego.

W dziale technicznym doradca techniczny dodaje dowary, jeżeli ich nie ma to wysyła zapytania do dostawców i odbiera oferty od nich. Jeżeli towar posiada certyfikat, zdjęcie itp. to doradca w załącznikach dodaje te pliki.

Przesyła dalej do ofertowania gdzie przygotowuje się lub wybiera ofertę (jeśli było wysyłane zapytanie dla dostawców). Ustala się ilość, cenę towaru i przesyła dalej do poczekalni.

W poczekalni oferty oczekują na przypisanie im wyniku (sukces, porażka, inne) ewentualnie komentarza po czym trafiają do archiwum (po kolejnym przesłaniu dalej).