Moduły wyjściowe (eksport do księgowego)

Pliki generowane przez ten moduł mogą być importowane przez oprogramowanie CDN Optima.

Pliki należy importować używając opcji Narzędzie - Praca rozproszona - Import.

Optima nie akceptuje plików z danymi, których nazwy zawierają polskie znaki. Konwerter usuwa takie znaki z nazw plików i zastępuje znakiem "_".

Ustawienia

•Identyfikator bazy źródłowej - informacja określająca skąd pochodzą dane, rejestrowana w bazie Optimy

•Dołącz nazwę nadawcy - do identyfikatora bazy źródłowej dodawany jest skrót nazwy firmy dostarczającej dane

•Identyfikator bazy docelowej - ta informacja musi być zgodna z ustawieniami Optimy Konfiguracja - Firma - Ogólne - Praca rozproszona - Identyfikator księgowości. Brak zgodności uniemożliwi import.

•Koduj identyfikator dokumentu - oznaczenie czy podczas eksportu unikalny identyfikator dokumentu ma zostać skrócony przy użyciu funkcji SHA1.
Na potrzeby powtórnych importów każdy dokument ma nadawany identyfikator zbudowany w oparciu o jego numer i datę wystawienia. Czasami zdarza się, że ta kombinacja przekracza dopuszczalne 36 znaków i powoduje zdublowanie dokumentów. Ze względu na wsteczną zgodność funkcja skracania jest opcjonalna.

•Pozycje rejestru VAT wg - umożliwia określenie w jaki sposób będą generowane zapisy w rejestrze VAT: standardowo wg stawek VAT czy wg pozycji faktury. Druga opcja zadziała prawidłowo tylko gdy moduł wejściowy dostarcza informacji o pozycjach faktury (np. Excel z pozycjami) i umożliwia zastosowanie precyzyjnego księgowania poszczególnych pozycji faktury. Gdy moduł wejściowy nie dostarcza informacji o pozycjach faktury to zapisy do rejestru VAT są realizowane wg stawek VAT.

•Kategoria - określenie kategorii dokumentu dla Optimy, może być puste.

•Uzupełnij kategorię - określa czy nadpisywać kategorię z danych wejściowych (niektóre systemy dostarczają taką informację).

•Uzupełnij kategorię w pozycjach - kategoria dokumentu jest przypisywana także do pozycji dokumentu.

•Nazwa rejestru VAT - należy wprowadzić nazwę rejestru VAT, do którego dokumenty mają być przypisane

•Rodzaj sprzedaży - wybór rodzaju sprzedaży dla ewidencji VAT

•Rodzaj zakupu - wybór rodzaju zakupu dla ewidencji VAT

•Kolumna KPiR - wybór kolumny KPiR dla zapisów ewidencji VAT. Nie dotyczy pełnej księgowości.

•Oznacz VAT w PLN dla walutowych - czy dla faktur walutowych płatność dla wartości VAT ma być rejestrowana w PLN.

Dokumenty Kasowe

Konwersja raportów kasowych do Optimy obłożona jest szeregiem obostrzeń wynikających ze sposobu pracy Optimy:

•Uzgodnienia identyfikatorów kas - umożliwia określenie symbolu kasy w postaci symbol_kasy_z_piku_źródłowego=symbol_rejestru_kasy_z_Optimy.

•Szablon numerów raportów - szablon, wg którego mają być nadawane numery raportom kasowym w Optimie.
Niezgodność formatu numeru powoduje odrzucenie dokumentu przez Optimę.
Domyślnie szablon przyjmuje schemat RKB/%n/%r/%k.

o%n - numer raportu kasowego

o%r - rok

o%m - miesiąc

o%k - symbol kasy

•Ze względu na konieczność zachowania unikalności numerów raportów, kolejny numer raportu jest numerem dnia roku, dla którego został utworzony raport kasowy. Powoduje to, że numery raportów często nie są ciągłe.
Po zakończeniu importu można wykonać renumerację raportów kasowych. Należy jednak pamiętać, aby nowo powstałe numery nie spowodowały konfliktów z później importowanymi raportami.
Raport jest także opatrzony numerem raportu z systemu zewnętrznego, który także musi być unikalny.

•Szablon numerów KP/KW - szablon, wg którego mają być nadawane numery dokumentom kasowym w Optimie.
Niezgodność formatu numeru powoduje odrzucenie dokumentu przez Optimę.
Domyślnie szablon przyjmuje schemat %d/%n/%r/%k.

o%d - typ dokumentu kasowego: KP, KW

o%n - numer raportu kasowego

o%r - rok

o%m - miesiąc

o%k - symbol kasy

o%g - sztucznie generowany numer w oparciu o date raportu kasowego i kolejny dokument w danym raporcie. Przydatne gdy w danych źródłowych występują problemy z określeniem jednoznacznej numeracji. %g nie powinien występować w szablonie razem z %n.

•Numerowanie KP/KW na wewn. potrzeby Optimy - wybór czy numer dla Optimy ma być generowany w oparciu o numer oryginalny dokumentu KP/KW czy też automatycznie numerowany od wskazanego numeru.

•Maska numerów KP/KW - wyrażenie regularne pozyskania numeru dokumentu z danych źródłowych. Dla standardowych numeracji (zalecane) nie należy zmieniać domyślnych ustawień tego pola. W przypadku problemów z numeracją dokumentów należy skontaktować się z producentem programu używając w aplikacji przycisku "mam problem".

•Numer początkowy dla KP/KW - numer startowy dla automatycznego nadawania numerów dla Optimy.

W wypadku dokumentów kasowych w walucie obcej wykonywane jest przeliczenie na PLN w oparciu o kurs średni NBP z dnia poprzedzającego.

Nazwy form płatności

Podczas konwersji dokumentów nie posiadamy wiedzy jakie formy płatności są zdefiniowane w systemie docelowym. W teorii można wysłać definicje form płatności, ale biorąc pod uwagę różnorodność danych wejściowych często kończyło by się to dużym bałaganem. Formy płatności sprowadzane są do kilku podstawowych. Domyślnie Konwerter korzysta tylko z nazw form płatności standardowo zdefiniowanych w Optimie po jej instalacji.
Ta sekcja definicji pozwala na przyporządkowanie nazw innych niż standardowe.

Opcja Mapowanie opisów płatności jest pomocna w przypadku, gdy nie zostanie rozpoznana standardowa forma płatności, a dane źródłowe dostarczają jej dokładną nazwę (np.: Wapro Mag). W takim przypadku można zapisać reguły, wg których zostanie podana oczekiwana nazwa formy płatności do Optimy. Jeżeli reguła nie zostanie znaleziona to płatność w zależności od jej terminu zostanie określona jako gotówka lub przelew.
Definicje zapisujemy w następujący sposób:

platnosc_importowana=nazwa_platnosci_w_Optimie

PAYU=PayU

Stripe=Inne

Uwagi

•W trakcie eksportu w dokumentach definiowane są formy płatności. Dla zapewnienia poprawności importu konieczne jest aby w Optimie zdefiniowane były następujące formy płatności: gotówka, przelew, inna.

•Gdy akronim (nazwa skrócona) kontrahenta zawiera znaki inne niż ANSI to Optima ma problemy z identyfikacją kontrahenta. Wprowadzona poprawka usuwa znaki spoza zestawu ANSI (np. cyrylica) z treści pola akronim.
W wypadku gdy nazwa składa się wyłącznie ze znaków spoza zestawu ANSI, akronim jest generowany jako ciąg znaków hex (skrót MD5).