Pliki generowane przez ten moduł mogą być importowane przez oprogramowanie Rewizor GT, Rachmistrz GT, Rewizor NEXO i Rachmistrz NEXO
GT
Pliki należy importować używając opcji Narzędzia - Import.
Metodę synchronizacji danych kontrahentów ustawia się używając opcji Administracja - Parametry - Komunikacja. Domyślnie jest po Symbolu kontrahenta. W większości wypadków lepszym rozwiązaniem będzie wybór synchronizacji wg NIP.
Poprawność importu danych zależna jest od ustawień Schematu importu i dekretacji.
Dla dokumentów korygujących w polu uwagi podawany jest numer dokumentu korygowanego. Informacja ta może zostać wczytana do opisu w rejestrze VAT. Sposób konfiguracji schematu księgowania wg poniższego obrazu:
NEXO
Import dokumentów można wykonać przy użyciu opcji Księgi -> Dekretacja dokumentów -> Komunikacja -> Import off-line EDI++
Przed pierwszym importem należy zdefiniować nadawcę dokumentów w opcji Ewidencje dodatkowe -> Konfiguracje -> Nadawcy dokumentów.
Ustawienia
•Sprzedaż - ustawienia dla dokumentów handlowych sprzedaży
oKategoria - kategoria przypisywana dokumentom sprzedaży
oUzupełnij kategorię - określa czy nadpisywać kategorię z danych wejściowych (niektóre systemy dostarczają taką informację).
•Zakup - ustawienia dla dokumentów handlowych zakupu
oKategoria - kategoria przypisywana dokumentom zakupu
oUzupełnij kategorię - określa czy nadpisywać kategorię z danych wejściowych (niektóre systemy dostarczają taką informację).
oGeneruj sztuczne numery dla potrzeb numeracji wewnętrznej dla dokumentów zakupowych - w wypadku gdy wiele faktur zakupowych ma taki sam numer (zdarza się na początku roku) to powstaje problem z uzupełnieniem daty dostawy. Wygenerowanie sztucznego numeru dla takiego dokumentu ułatwia procedurze importu powiązanie niezbędnych danych. Numery te są używane wyłącznie na potrzeby wewnętrzne i nie mają wpływu na działanie programu księgowego oraz składane sprawdzania, JPK itp.
•Dokumenty kasowe - ustawienia dla dokumentów kasowych
oKategoria - kategoria przypisywana dokumentom kasowym
oUzgodnienie identyfikatorów kas - programy InsERTu posługują się 3 literowym identyfikatorem definicji kasy. Często zdarza się, że zewnętrzny system posiada dłuższe identyfikatory kas, a pierwsze 3 znaki nie pozwalają na ich rozróżnienie. W takim przypadku należy w tym polu wprowadzić informacje dotyczące uzgodnień w postaci identyfikator_kasy_w_imporcie=3_literowy_identyfikator_kasy_w_rewizor, np.:
KASA=KAS
KH01=KH1
KH02=KH2
•Dokumenty magazynowe - ustawienia dla dokumentów magazynowych
oKategoria - kategoria przypisywana dokumentom magazynowym
•Generuj Symbol kontrahenta na podstawie jego NIP - ustawienie należy zastosować gdy źródło danych dostarcza jedynie informacji o pełnej nazwie kontrahenta (np. JPK FA), a wielu kontrahentów ma podobnie rozpoczynające się nazwy (np. "SKLEP PRZEMYSŁOWY"), co powoduje, że wygenerowany symbol z nazwy kontrahenta nie jest unikalny i uniemożliwia zapisanie tego kontrahenta w bazie Rewizora/Rachmistrza. Wygenerowane symbole kontrahentów zapewne będą mniej czytelne, ale możliwy będzie import danych do programu księgowego.
•Zapisz kontrahentów jako jednorazowych - opcja pozawala określić czy w eksportowanych danych oznaczać kontrahentów jako jednorazowych. Dla takich kontrahentów nie są tworzone kartoteki w programie księgowym. Można wybrać opcję zamiany na jednorazowych kontrahentów bez NIP lub wszystkich kontrahentów. Domyślnie zamiana kontrahentów na jednorazowych nie jest wykonywana.
•Usuń ciąg znaków z numeru dokumentu - pozwala usunąć wskazany ciąg znaków z numeru dokumentu. Opcja przydatna przy imporcie danych z Amazon. Programy InsERTu posiadają realne ograniczenie długości numeru dokumentu do 26 znaków. Numery dokumentów z Amazon mogą mieć nawet 34 znaki. Domyślne obcięcie jego długości powoduje, że numery się powielają i nie jest możliwe wczytanie dodatkowych danych np. o transakcji OSS.
Usunięcie stałego ciągu znaków z numeru umożliwia obejście tego problemu.
Pełny numer jest zachowywany w polu "Podtytuł dokumentu".
•Mnożnik kursu waluty HUF - kurs waluty HUF (forint węgierski) zazwyczaj podawany jest jako cena za 100 jednostek. Niestety występuje różnica w interpretacji kursu waluty HUF pomiędzy liniami programów GT i nexo. Użytkownik ma możliwość wyboru z jakim mnożnikiem kurs waluty HUF ma być umieszczany w pliku epp.
Uwagi
•W polu podtytuł dokumentu przekazywany jest pełny numer dokumentu źródłowego. Przydatne w wypadku importu danych z Amazon, gdzie numery dokumentów sprzedaży przekraczają dopuszczalną długość pola numer dokumentu.
•Stwierdzono występowanie krytycznego błędu importu w programach Rewizor/Rachmistrz GT w wypadku gdy numer importowanego dokumentu zawiera pojedynczy znak ' (apostrof - kod 0x27). Znak ten w normalnych warunkach nie powinien pojawiać się w numerach dokumentów, ale nie można tego wykluczyć.
Konwerter nie pozwala wygenerować eksportu, jeżeli stwierdzi taki przypadek, ponieważ znalezienie przyczyn tej sytuacji po stronie programu księgowego jest niezwykle trudne i czasochłonne z powodu braku czytelnej informacji o błędzie i miejscu jego wystąpienia.