Moduł służy do importu faktur z plików XLS, XLSX, CSV o ustalonej strukturze.

Plik z danymi powinien w pierwszym wierszu zawierać nazwy kolumn, określające rodzaj danych znajdujących się w danej kolumnie.

Kolejność kolumn nie ma znaczenia. Arkusz może zawierać inne niż wymienione kolumny - zostaną one pominięte.

Dane są importowane z arkusza o nazwie REJESTR. Jeżeli nie zostanie znaleziony taki arkusz w pliku, to z pierwszego arkusza w kolejności (niestety ze względu na używany mechanizm dostępu do danych nie ma gwarancji, że pierwszy arkusz widoczny w Excelu jest pierwszym widocznym dla KT Konwerter).

Nazwy kolumn pobierane do importu (kolumny wymagane wyróżnione są pogrubieniem)

•numer - numer dokumentu, wartość pusta spowoduje pominięcie danego wiersza w imporcie

•rodzaj - czy jest to faktura sprzedaży, czy też zakupu, dopuszczalne wartości FS, WDT, WDU, EXU (eksport usług), EXP (eksport towarów), FM, FZ, WNT, WNU, IMU (import usług), IMP (import towarów), FZM, PA (paragon)

•data_wyst - data wystawienia dokumentu

•data_dost - data zakończenia dostawy/sprzedaży

•data_wplywu - data wpłynięcia/zarejestrowania dokumentu zakupu

•kontrah_klucz - unikalny identyfikator kontrahenta w systemie zewnętrznym, nie dłuższy niż 20 znaków. Gdy pusty to jako klucz zostanie użyty NIP lub skrót nazwy.

•nazwa - nazwa kontrahenta

•skrot_nazwy - skrócona nazwa/kod/indeks kontrahenta, gdy pusty to pobierana jest wartość pola nazwa

•nip - nip kontrahenta. Dla kontrahentów zagranicznych powinien zawierać kod kraju.

•kod_poczt - kod pocztowy kontrahenta

•miejscowosc - miejscowość kontrahenta

•adres - ulica i numer lokalu kontrahenta

•kraj - kraj kontrahenta w postaci dwuliterowego kodu ISO. Brak kolumny powoduje przyjęcie wartości PL

•platnik_klucz - unikalny identyfikator płatnika w systemie zewnętrznym, nie dłuższy niż 20 znaków. Gdy pusty to jako klucz zostanie użyty NIP lub skrót nazwy.

•platnik_nazwa - nazwa płatnika, jeżeli nie jest podana to dla dokumentu nie jest określany płatnik

•platnik_skrot_nazwy - skrócona nazwa/kod/indeks kontrahenta, gdy pusty to pobierana jest wartość pola nazwa

•platnik_nip - nip kontrahenta. Dla kontrahentów zagranicznych powinien zawierać kod kraju.

•platnik_kod_poczt - kod pocztowy kontrahenta

•platnik_miejscowosc - miejscowość kontrahenta

•platnik_adres - ulica i numer lokalu kontrahenta

•platnik_kraj - kraj kontrahenta w postaci dwuliterowego kodu ISO. Brak kolumny powoduje przyjęcie wartości PL

•netto_razem - wartość netto dla dokumentu

•vat_razem - wartość vat dla dokumentu

•termin_plat - termin płatność, gdy nieokreślony przyjmuje wartość data_wyst

•forma_plat - forma płatności dla dokumentu. Obsługiwane wartości: "G", "GOT" - gotówka; "P", "PRZELEW" - przelew; "K", "KARTA" - karta,

•forma_plat_opis - szczególna nazwa formy płatności, do wykorzystania przy eksporcie do Optima, Wapro

•nr_dok_korygowanego - numer dokumentu korygowanego, wartość w tym polu oznacza, że ten dokument jest dokumentem korygującym

•przyczyna_korekty - przyczyna powstania korekty

•data_dok_korygowanego - data dokumentu korygowanego

•opis - tekstowy opis dokumentu, komentarz

•mpp - czy dokument podlega Mechanizmowi Podzielonej Płatności. Wartości "1" lub "T" oznaczają, że tak.

•gtu_01 do gtu_13 - oznaczenia dostaw towarów i świadczenia usług na potrzeby JPK_V7M obowiązującego od 1 kwietnia 2020. Jeżeli dokument należy do danej grupy należy wpisać "1" lub "T". Opis znaczenia tutaj.

•WSTO_EE - oznaczenie procedury na potrzeby JPK_V7M. Jeżeli procedura ma zastosowanie należy wpisać "1" lub "T". Opis znaczenia tutaj.

•IED - oznaczenie procedury na potrzeby JPK_V7M. Jeżeli procedura ma zastosowanie należy wpisać "1" lub "T". Opis znaczenia tutaj.

•SW - oznaczenie procedury na potrzeby JPK_V7M. Jeżeli procedura ma zastosowanie należy wpisać "1" lub "T". Opis znaczenia tutaj.

•EE - oznaczenie procedury na potrzeby JPK_V7M. Jeżeli procedura ma zastosowanie należy wpisać "1" lub "T". Opis znaczenia tutaj.

•TP - oznaczenie procedury na potrzeby JPK_V7M. Jeżeli procedura ma zastosowanie należy wpisać "1" lub "T". Opis znaczenia tutaj.

•TT_WNT - oznaczenie procedury na potrzeby JPK_V7M. Jeżeli procedura ma zastosowanie należy wpisać "1" lub "T". Opis znaczenia tutaj.

•TT_D - oznaczenie procedury na potrzeby JPK_V7M. Jeżeli procedura ma zastosowanie należy wpisać "1" lub "T". Opis znaczenia tutaj.

•MR_T - oznaczenie procedury na potrzeby JPK_V7M. Jeżeli procedura ma zastosowanie należy wpisać "1" lub "T". Opis znaczenia tutaj.

•MR_UZ - oznaczenie procedury na potrzeby JPK_V7M. Jeżeli procedura ma zastosowanie należy wpisać "1" lub "T". Opis znaczenia tutaj.

•I_42 - oznaczenie procedury na potrzeby JPK_V7M. Jeżeli procedura ma zastosowanie należy wpisać "1" lub "T". Opis znaczenia tutaj.

•I_63 - oznaczenie procedury na potrzeby JPK_V7M. Jeżeli procedura ma zastosowanie należy wpisać "1" lub "T". Opis znaczenia tutaj.

•B_SPV - oznaczenie procedury na potrzeby JPK_V7M. Jeżeli procedura ma zastosowanie należy wpisać "1" lub "T". Opis znaczenia tutaj.

•B_SPV_DOSTAWA - oznaczenie procedury na potrzeby JPK_V7M. Jeżeli procedura ma zastosowanie należy wpisać "1" lub "T". Opis znaczenia tutaj.

•B_MPV_PROWIZJA - oznaczenie procedury na potrzeby JPK_V7M. Jeżeli procedura ma zastosowanie należy wpisać "1" lub "T". Opis znaczenia tutaj.

•IMP - oznaczenie procedury na potrzeby JPK_V7M. Jeżeli procedura ma zastosowanie należy wpisać "1" lub "T". Opis znaczenia tutaj.

•FP - oznaczenie procedury na potrzeby JPK_V7M. Jeżeli procedura ma zastosowanie należy wpisać "1" lub "T". Opis znaczenia tutaj.

•RO - oznaczenie procedury na potrzeby JPK_V7M. Jeżeli procedura ma zastosowanie należy wpisać "1" lub "T". Opis znaczenia tutaj.

•WEW - oznaczenie procedury na potrzeby JPK_V7M. Jeżeli procedura ma zastosowanie należy wpisać "1" lub "T". Opis znaczenia tutaj.

•MK - oznaczenie, że podatnik rozlicza się metodą kasową.

•VAT_RR - oznaczenie, że zakup od rolnika rozliczanego na zasadach ryczałtu.

•kategoria - kategoria dokumentu, transakcji

•netto_23 - wartość netto dla stawki vat 23%

•vat_23 - wartość vat dla stawki vat 23%

•netto_8 - wartość netto dla stawki vat 8%

•vat_8 - wartość vat dla stawki vat 8%

•netto_5 - wartość netto dla stawki vat 5%

•vat_5 - wartość vat dla stawki vat 5%

•netto_0 - wartość netto dla stawki vat 0%

•netto_ZW - wartość netto dla transakcji zwolnionej z vat

•netto_NP - wartość netto dla transakcji nie podlegającej vat

•netto_oo - wartość netto dla transakcji z odwrotnym obciążeniem vat

•netto_XX i vat_XX - dla transakcji OSS można podać dowolną wartość liczbową określającą stawkę VAT w zakresie od netto_1 do netto_27. Dla transakcji które nie są w procedurze OSS, również można wykorzystać te kolumny. Warunek to zaznaczenie pola "Zezwól na import zagranicznych stawek VAT".

•netto_25_5 i vat_25_5 - w Finlandii obowiązuje stawka VAT w wysokości 25,5%.

•waluta - waluta dokumentu, domyślnie przyjmowane PLN

•kurs - kurs waluty jeżeli inna niż PLN, w wypadku gdy pole jest niewypełnione KT Konwerter Księgowy pobiera wartość kursu z NBP

•kurs_data - data kursu waluty, odczytywana gdy wypełnione pole kurs.

•konto_1, konto_2, konto_3, konto_4, konto_5 - możliwość bezpośredniego wskazania kont księgowych do wykorzystania w eksporcie do Symfonii FK

•rejestr_optima - możliwość bezpośredniego określenia rejestru dokumentów w wypadku eksportu danych do Optima XML.

•oss - sprzedaż w procedurze OSS.

•oss_kraj_vat - kraj rozliczenia vat dla procedury OSS.

•oss_kraj_wydania - kraj wydania towaru dla procedury OSS.

•marza_zak_numer - numer dokumentu zakupu dla faktury marża.

•marza_zak_data - data dokumentu zakupu dla faktury marża.

•marza_zak_wartosc - wartość zakupu dla faktury marża.

Dla poprawnego działania konieczne jest aby pojawiła się co najmniej 1 zestaw kolumn określających wartość netto i vat dla wybranej stawki VAT np. kolumny netto_23 i vat_23.

Kolumny zawierające daty i liczby powinny być sformatowane zgodnie z rodzajem danych jaki zawierają. Jeżeli podczas importu pojawia się komunikat o błędzie odczytu daty należy poprawić formatowanie danych.

W Excelu należy zaznaczyć kolumnę zawierającą daty, następnie przejść do zakładki "Dane" i kliknąć opcję "Tekst jako kolumny".

W wyświetlonym przez system oknie użytkownik klika "Dalej" do momentu wyswietlenia kroku 3 w którym należy zaznaczyć opcję "Data - DMR" oraz kliknać "Zakończ".

Tą procedurę należy zastosować dla wszystkich kolumn zawierających daty.

Aby uniknąć problemów z zaokrąglaniem wartości podczas konwersji danych zalecamy, aby wszystkie wartości były podane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Nie dotyczy kursu waluty obcej.

Przykładowy szablon dokumentu można pobrać tutaj.

Dla poprawnej obsługi plików XLSX konieczne może być pobranie i zainstalowanie 2007 Office System Driver: Data Connectivity Components. W razie potrzeby program sam otwiera stronę i rozpoczyna proces pobierania tego komponentu.

Uwaga

Jeśli podczas konwersji program wyświetli "Błąd odczytu wartości liczbowej (nazwa kolumny)" to należy sprawdzić konwertowany plik, czy we wskazanej kolumnie we wszystkich komórkach znajdują się dane. Jeśli pola są puste to należy w nich wprowadzić wartość "0" i zapisać plik.

Import plików CSV

Można także importować tekstowe pliki CSV o ile spełnią poniższe warunki:

•Kodowanie znaków ANSI/Windows-1250

•Separator danych "," (przecinek)

•Separator dziesiętny "." (kropka)

•Dane tekstowe zawierające znaki wrażliwe takie jak: , " powinny być prawidłowe wzięte w cudzysłów "

•Dane tekstowe nie mogą zawierać znaków końca wiersza.

•Dane tekstowe nie mogą zawierać znaków o kodach mniejszych od 0x20 (znaki sterujące).

Ustawienia

•Zezwól na import zagranicznych stawek VAT - oznaczenie pola powoduje obsługę zagranicznych stawek traktowanych jako krajowe. Do tego wykorzystane są pola netto_XX i vat_XX w których należy wprowadzić wartść stawki np. netto_4 i vat_4.