Moduły wejściowe (import z handlowego) > Excel noty księgowe i dokumenty proste

Moduł służy do importu not księgowych i dokumentów prostych z plików XLS, XLSX, CSV o ustalonej strukturze.

Plik z danymi powinien w pierwszym wierszu zawierać nazwy kolumn, określające rodzaj danych znajdujących się w danej kolumnie.

Kolejność kolumn nie ma znaczenia. Arkusz może zawierać inne niż wymienione kolumny - zostaną one pominięte.

Dane są importowane z arkusza o nazwie REJESTR. Jeżeli nie zostanie znaleziony taki arkusz w pliku, to z pierwszego arkusza w kolejności (niestety ze względu na używany mechanizm dostępu do danych nie ma gwarancji, że pierwszy arkusz widoczny w Excelu jest pierwszym widocznym dla KT Konwerter).

Nazwy kolumn pobierane do importu (kolumny wymagane wyróżnione są pogrubieniem)

•numer - numer dokumentu.

•rodzaj - rodzaj dokumentu:

oNKP - nota księgowa przychodowa (obciążeniowa),

oNKR - nota księgowa rozchodowa (uznaniowa).

•data_wyst - data wystawienia dokumentu.

•data_oper - data operacji, której dokument dotyczy.

•data_wplywu - data wpływu dokumentu.

•waluta - waluta, wg której wskazano wartość dokumentu. Domyślnie PLN.

•kurs - kurs waluty. Pole obowiązkowe, jeżeli waluta inna niż PLN.

•wartosc - wartość dokumentu w walucie.

•opis - opis dokumentu, np. czego dotyczy.

•kategoria - kategoria dokumentu, ułatwia księgowanie w Optimie.

•rejestr - rejestr dla dokumentu w Optimie.

•konto - numer konta księgowego, który może zostać wykorzystany przy konfiguracji eksportu do Symfonii przy użyciu szablonu {konto}.

•termin_plat - termin płatności dla dokumentu.

•nazwa - nazwa kontrahenta, której dotyczy dokument,

•skrot_nazwy - skrócona nazwa/kod/indeks kontrahenta, gdy pusty to pobierana jest wartość pola nazwa.

•nip - nip kontrahenta. Dla kontrahentów zagranicznych powinien zawierać kod kraju.

•kod_poczt - kod pocztowy kontrahenta.

•miejscowosc - miejscowość kontrahenta.

•adres - ulica i numer lokalu kontrahenta.

•kraj - kraj kontrahenta w postaci dwuliterowego kodu ISO. Brak kolumny powoduje przyjęcie wartości PL

Kolumny zawierające daty i liczby powinny być sformatowane zgodnie z rodzajem danych jaki zawierają. Jeżeli podczas importu pojawia się komunikat o błędzie odczytu daty należy poprawić formatowanie danych.

W Excelu należy zaznaczyć kolumnę zawierającą daty, następnie przejść do zakładki "Dane" i kliknąć opcję "Tekst jako kolumny".

W wyświetlonym przez system oknie użytkownik klika "Dalej" do momentu wyświetlenia kroku 3 w którym należy zaznaczyć opcję "Data - DMR" oraz kliknać "Zakończ".

Tą procedurę należy zastosować dla wszystkich kolumn zawierających daty.

Aby uniknąć problemów z zaokrąglaniem wartości podczas konwersji danych zalecamy, aby wszystkie wartości były podane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Nie dotyczy kursu waluty obcej.

Dla poprawnej obsługi plików XLSX konieczne może być pobranie i zainstalowanie 2007 Office System Driver: Data Connectivity Components. W razie potrzeby program sam otwiera stronę i rozpoczyna proces pobierania tego komponentu.