Zdarzenia (projekty, kontrakty, obieg dokumentów, zamówienia, ofertowanie)

Zalecanym sposobem rejestracji transakcji biznesowych jest moduł zdarzeń. W wielu firmach pod pojęciem zdarzeń rozumie się takie terminy jak projekt, kontrakt, sprawa, zlecenie produkcyjne.

Centralnym punktem systemu jest kontrahent, a podstawowe operacje związane z obsługą kontrahenta koncentrują się na zdarzeniach. Każdy kontakt z klientem dotyczący zamówienia towaru lub usługi, zapytanie ofertowe, reklamacja itd. zostaje zarejestrowana przez uprawnionego pracownika i trafia do kontenera zwanego dalej skrzynką (etapem realizacji). Praca ze zdarzeniem polega na opracowaniu zadań przez właściwych pracowników/działów i przesłaniu jej (obieg dokumentów) do kolejnej skrzynki (etap). Obieg dokumentów związany z obsługą zdarzenia jest konfigurowalny.

Zdarzenia u każdego klienta wyglądają nieco inaczej ponieważ są bardzo konfiguralne (ustawia się nazwy skrzynek, nazwy zdarzeń, kolejność zdarzeń - obieg dokumentów, widoczność kontrolek).

LISTA ZDARZEŃ - FILTROWANIE

Filtrowanie zdarzeń możliwe jest wg powiązanie działu i doradcy technicznego.

ZDARZENIA - KONTROLKI MENU

Dodaj - dodajemy zdarzenie

Edycja - pozwala na edycję istniejącego zdarzenia, edytowalne są:

•nazwa zdarzenia

•znacznik

•kontrahent (możliwość zmiany)

•pracownik odpowiedzialny (pracownik kontrahenta)

•opiekun (pracownik odpowiedzialny za dane zdarzenie)

•numer pisma kontrahenta

•data realizacji

•magazyn (wybór odpowiedniego magazynu)

Usuń - usuwa zdarzenia

Odśwież - odświeża rejestr zadań/zdarzeń

Tabela:

•zapamiętaj ustawienia - zapamiętuje aktualne ustawienie tabeli

•przywróć ustawienia - przywraca poprzednie ustawienia (takie jak podczas uruchomienia programu)

•przywróć ustawienia domyślne - przywraca ustawienia fabryczne

•eksport danych (do pliku: xls, xml, html, txt)

•drukuj zawartość

Raporty:

- zdarzenia DT (czas obsługi zdarzeń w skrzynce Doradca Techniczny)

- zdarzenia z przedłużonym terminem realizacji

- zamówienia z WWW (generuje listę zamówień złożonych przez internet)

- DW! Ważność ofert

- DW! Analiza zdarzeń

- reklamacje

Instrukcje -

SKRZYNKI:

- Archiwum

- Badanie jakości obsługi

- Dział Techniczny

- Magazyn

- Oferta_poczekalnia

- Ofertowanie

- Sekretariat

- Serwis

- Szybka oferta

ZDARZENIA - EDYCJA ZDARZENIA

•Tryb edycji - uaktywnia pola przeznaczone do edycji

•Prześlij z powrotem - przesyła do poprzedniej skrzynki

•Prześlij dalej - przesyła do kolejnej skrzynki

•Dodaj zał. - dodaje załącznik

SPOSÓB POZYSKANIA:

- Stały klient

- Fax

- Zgłoszenie telefoniczne

- Osobiste zgłoszenie klienta

- Przedstawiciel handlowy

- Strona internetowa

- Inne

STANY:

•Złożone - zdarzenia złożone

•Odrzucone - zdarzenia odrzucone

•Przyjęte do realizacji - zdarzenia przyjęte do realizacji

WYNIKI OFERTY:

•Sukces

•Porażka - nieatrakcyjna cena

•Porażka - zbyt długi termin dostawy

•Porażka - zbyt długi termin sporządzenia ofert

•Inne

TYPY ZDARZEŃ, ŚCIEŻKI OBIEGU

Przetarg: sekretariat, dział techniczny, ofertowanie, oferta_poczekalnia, archiwum

Zapytanie: sekretariat, dział techniczny, ofertowanie, oferta_poczekalnia, archiwum

Oferta: sekretariat, oferta_poczekalnia, archiwum

Zamówienie: sekretariat, dział techniczny, serwis, archiwum

Kontrakt: sekretariat, dział techniczny, serwis, archiwum

Projekt: sekretariat, dział techniczny, serwis, archiwum

Zamówienie internetowe: dział techniczny, serwis, archiwum

Sprzedaż: serwis, archiwum

Reklamacja jakościowa: sekretariat, dział techniczny, badanie jakości obsługi, archiwum

Reklamacja ilościowa: sekretariat, magazyn, badanie jakości obsługi, archiwum

Niedobór dostawy: magazyn, dział techniczny, badanie jakości obsługi, archiwum

Zgłoszenie serwisowe: sekretariat, serwis, archiwum

PRZYKŁADOWY OBIEG DOKUMENTÓW

Zapytanie:

Sekretarka odbiera maila z zapytaniem, dodaje zdarzenie do rejestru i przesyła do działu technicznego.

W dziale technicznym doradca techniczny dodaje towary, jeżeli ich nie ma to wysyła zapytania do dostawców i odbiera oferty od nich. Jeżeli towar posiada certyfikat, zdjęcie itp. to doradca w załącznikach dodaje te pliki.

Przesyła dalej do ofertowania gdzie przygotowuje się lub wybiera ofertę (jeśli było wysyłane zapytanie dla dostawców). Ustala się ilość, cenę towaru i przesyła dalej do poczekalni.

W poczekalni oferty oczekują na przypisanie im wyniku (sukces, porażka, inne) ewentualnie komentarza po czym trafiają do archiwum (po kolejnym przesłaniu dalej).

Opis znaczenia oraz zależności dat pomiędzy zdarzeniami znajduje się TUTAJ.