Eksport danych do systemu RAKS w postaci dekretów, nie wymagających wykonania operacji rozksięgowania.
Możliwość wyboru pomiędzy eksportem dla pełnej księgowości lub KPiR z oddzielnym zestawem parametrów.
Aby rozpocząć import dokumentów należy przejść do zakładki "Księgowość" a następnie "Dokumenty Księgowe".
W oknie z listą dokumetów w prawym górnym rogu znajduje się menu. Kliknięcie w symbol strzałek "Pokaż menu eksportów", rozwija pole wyboru w którym należy wskazać "Importuj XML".
Program wyświetli nowe okno importu w którym użytkownik w polu "Plik XML z danymi" wskazuje plik przeznaczony do importu. Po kliknięciu "Zatwierdź", program przechodzi do następnego okna w którym znajduje się lista importowanych dokumentów. Użytkownik importuje dane klikając w "Importuj". RAKS po prawidłowym imporcie wyświetla stosowne powiadomienie oraz listę zaimportowanych dokumentów które posiadają status "w buforze".
OSS
Format RAKS Dekrety umożliwia konwersję dokumentów w procedurze OSS.
Do poprawnego importu dokumentów OSS, konieczne jest zdefiniowanie w programie księgowym RAKS stawek VAT dla poszczególnych krajów (Słowniki->stawki VAT UE). Bez definicji stawek VAT, dokumenty zaimportują się błędnie (program RAKS nie informuje o braku stawek!!!).
W związku, z tym, że dla deklaracji VIU-DO, konieczne jest przeliczanie na euro po kursie Europejskiego Banku Centralnego na ostatni dzień kwartału, KT Konwerter Księgowy do rejestru OSS dla walut innych niż EUR wpisuje wartości w PLN (wprowadzanie kursu mogłoby prowadzić do błędów, gdyż program nie jest w stanie przewidzieć jaki będzie kurs na ostatni dzień kwartału). Kwoty następnie są przeliczane na EUR przez program RAKS, według poniższych zasad (opublikowanych przez RAKS https://raks.pl/pomoc/opis-zmian/2022-1-3-1192/).
„Dane nanoszone na deklarację „VIU-DO” na podstawie zapisów rejestru OSS, mogą zostać przeliczone wg kursu, wskazanego w parametrach deklaracji. Zgodnie z przepisami, deklaracja „VIU-DO” powinna być sporządzona za dany kwartał wg kursu EUR, opublikowanego przez Europejski Bank Centralny w ostatnim dniu danego okresu rozliczeniowego, a jeżeli nie został w danym dniu opublikowany – wg kursu wymiany opublikowanego następnego dnia. Użytkownik ma możliwość wybrania odpowiedniego kursu waluty spośród dostępnych w słowniku lub wpisania go ręcznie w parametrach deklaracji. Wybrana tabela kursowa (lub wpisany ręcznie kurs waluty) zostanie zaprezentowana na wydruku, na górze pierwszej strony deklaracji. W przypadku, gdy użytkownik nie wybierze żadnego kursu waluty, dane, które zostaną automatycznie przeniesione na deklarację z rejestru OSS, będą zaprezentowane w wartościach, w których zostały wprowadzone do rejestru, wg kursu zastosowanego pierwotnie.”
Ustawienia eksportu
•Szukaj w bazie RAKS - czy numery analityk mają być wyszukiwane w bazie RAKS. Bez połączenia nadawane są domyślne numery analityk.
•Parametry bazy danych - ustawienia dostępu do bazy danych. Domyślnie podane są wartości dla standardowej, lokalnej instalacji RAKS.
oAdres serwera - adres serwera bazy danych RAKS.
oNazwa pliku głównej bazy danych - nazwa pliku bazy danych RAKS.
oUżytkownik - nazwa użytkownika.
oHasło - hasło do serwera bazy danych.
oRola - rola użytkownika.
oSprawdź połączenie - przycisk testujący poprawność połączenia ze serwerem bazy danych.
oPodmiot - wybór podmiotu/bazy danych, z którego chcemy pobierać numery analityk. Nazwę można wybrać z listy lub wprowadzić ręcznie.
oRozszerzenie pliku bazy danych - domyślnie przyjmowanie jest rozszerzenie FDB. Czasami w wypadku gdy serwer bazy jest na systemie LINUX może być konieczne podanie rozszerzenia pliku małymi literami "fdb".
•Numer analityki gdy nie można pobrać z bazy - gdy połączenie z bazą nie jest skonfigurowane, kontrahent w bazie nie ma przypisanej analityki lub jest to nowy kontrahent to Konwerter przypisuje numer analityki w oparciu o ten wybór.
Wybór stałej wartości ułatwia zlokalizowanie dokumentów, których księgowanie trzeba poprawić.
Aby uniknąć problemów z numerami analityk dla nowo dodawanych w trakcie importu kontrahentów należy rozważyć dwuetapową konwersję. Po pierwszej konwersji z powstałego pliku należy zaimportować tylko kontrahentów, a następnie nadać im numery analityk. Następnie należy ponownie wykonać konwersję. Wtedy dla nowych kontrahentów zostaną przypisane poprawne analityki.
W celu zaimportowania tylko kontrahentów, należy otworzyć kartotekę kontrahentów, następnie wybrać "Importuj", oraz wskazać plik przed rozksięgowaniem (plik wynikowy z KT Konwertera).
•Oznaczaj wszystkich kontrahentów jako odbiorca i dostawca - domyślnie kontrahenci oznaczani są zgodnie z przetwarzanymi transakcjami. Wybór tej opcji powoduje obligatoryjne oznaczanie ich jako odbiorca i dostawca jednocześnie.
•Forma księgowości - wybór formy prowadzenia księgowości (KPiR, Księgi Handlowe, ryczałt).
•Kurs waluty dla dekretów - określenie na jakiej podstawie ma być zastosowany kurs waluty dla dekretów lub zapisów KPiR.
•Kurs waluty dla rejestru VAT - określenie na jakiej podstawie ma być zastosowany kurs waluty dla rejestru VAT.
•Rejestr OSS wg waluty - określenie czy do rejestru OSS mają trafiać wartości przeliczone na PLN, czy w oryginalnej walucie (w tym przypadku przeliczenie na EUR jest szacowane na dzień wystawienia dokumentu. Jak wskazuje producent programu RAKS, na koniec kwartału, dane nanoszone na deklarację „VIU-DO” na podstawie zapisów rejestru OSS, mogą zostać przeliczone wg kursu, wskazanego w parametrach deklaracji(https://raks.pl/pomoc/opis-zmian/2022-1-3-1192/)).
Pełne księgi
Sprzedaż:
•Symbol dziennika - symbol dziennika w programie RAKS dla dokumentu sprzedaży.
•Konto netto - numer konta księgowego netto dla dokumentu sprzedaży.
•Konto VAT - numer konta księgowego VAT dla dokumentu sprzedaży.
•Konto kontrahenta - konto księgowe kontrahenta dla dokumentu sprzedaży.
•Konto dla zaliczek - w wypadku faktury zaliczkowej wartość netto jest księgowana na to konto zamiast na konto netto. W wypadku faktury końcowej dodawany jest zapis przeksięgowujący wartość z tego konta na konto netto.
•Nazwa rejestru VAT - nazwa rejestru księgowego VAT w programie RAKS dla dokumentu sprzedaży.
•Księgowanie równoległe - wskazanie czy ma występować księgowanie równoległe.
•Konto WN/MA - wskazanie numerów kont księgowych dla księgowania równoległego.
Zakup:
•Symbol dziennika - symbol dziennika w programie RAKS dla dokumentu zakupu.
•Konto netto - numer konta księgowego netto dla dokumentu zakupu.
•Konto VAT - numer konta księgowego VAT dla dokumentu zakupu.
•Konto kontrahenta - konto księgowe kontrahenta dla dokumentu zakupu.
•Konto dla zaliczek - w wypadku faktury zaliczkowej wartość netto jest księgowana na to konto zamiast na konto netto. W wypadku faktury końcowej dodawany jest zapis przeksięgowujący wartość z tego konta na konto netto.
•Nazwa rejestru VAT - nazwa rejestru księgowego VAT w programie RAKS dla dokumentu zakupu.
•Księgowanie równoległe - wskazanie czy ma występować księgowanie równoległe.
•Konto WN/MA - wskazanie numerów kont księgowych dla księgowania równoległego.
WNT, WNU, Import
•Nazwa rejestru VAT naliczonego - nazwa rejestru VAT naliczonego dla dokumentów WNT, WNU, Importowych. Zapisy są generowane w stawce 23%.
•Nazwa rejestru VAT należnego - nazwa rejestru VAT należnego dla dokumentów WNT, WNU, Importowych. Zapisy są generowane w stawce 23%.
Ryczałt
•Stawka ryczałtu - stawka ryczałtu dla eksportu dla formy prowadzenia księgowości jako ryczałt.
KPiR
•Kolumna KPiR sprzedaż - wskazanie odpowiedniej kolumny KPiR dla dokumentów sprzedaży.
•Kolumna KPiR zakup - wskazanie odpowiedniej kolumny KPiR dla dokumentów zakupu.
Opisy dokumentów
Konwerter pozwala zdefiniować w jaki sposób mają być budowane opisy dokumentów dla systemu RAKS. Można zdefiniować oddzielne zachowanie zarówno dla dokumentów sprzedaży jaki i zakupu.
•Tryb - sposób w jaki ma zostać zbudowany opis dokumentu.
•Treść - treść, którą ma zostać wypełniony lub uzupełniony opis dokumentu.
Dokumenty proste / Noty księgowe
Dokumenty proste / Noty księgowe eksportowane są jako dokument PK do dziennika DK. Źródłem dla danych jest moduł Excel noty księgowe i dokumenty proste.
Parametry zezwalają określenie kont dla not obciążeniowych i uznaniowych. Użycie zapisu {konto} spowoduje podstawienie nr konta zdefiniowanego w danych źródłowych.
Jeżeli chcemy uzupełnić konto o numer analityki kontrahenta to jego numer musi kończyć się myślnikiem np.: 201-
Dla poprawnego określania numeru analityki kontrahenta konieczne jest zaznaczenie opcji Oznaczaj wszystkich kontrahentów jako odbiorca i dostawca.