KSeF > Sprzedaż > Edycja faktury > Zakładka KSeF wysyłka

Zakładka KSeF – wysyłka służy do obsługi faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.
W tym miejscu prezentowane są informacje o statusie dokumentu oraz dostępne są funkcje związane z przygotowaniem faktury, wysyłką do KSeF, aktualizacją statusu i podglądem dokumentu.

Zakładka pozwala sprawdzić, czy faktura została poprawnie obsłużona przez KSeF, czy otrzymała numer KSeF oraz czy wymaga dodatkowych działań.

Dane techniczne KSeF (Skrót SHA256, Nr referencyjny sesji, Nr referencyjny faktury, Adres do pobrania UPO) służą wyłącznie do celów diagnostycznych,
przede wszystkim w przypadku problemów z wysyłką lub konieczności analizy błędów przez administratora albo serwis.
Podczas standardowej pracy nie wymagają uzupełniania ani interpretowania:

Najważniejsze informacje widoczne w zakładce

Pole	Opis
Kod statusu	Zawiera kod odpowiedzi otrzymanej z KSeF. Kod 200 oznacza poprawne zakończenie operacji, czyli status „Sukces”. Jeżeli kod jest inny niż 200, dokument nie został poprawnie obsłużony przez KSeF albo jego przetwarzanie nie zostało jeszcze zakończone.
Opis statusu	Zawiera opis odpowiedzi zwróconej przez KSeF. Na podstawie tej informacji można ustalić, czy problem dotyczy danych faktury, brakujących danych słownikowych, błędów technicznych albo czasowej niedostępności usługi KSeF.
Numer KSeF	Zawiera numer nadany fakturze przez KSeF. Nadanie numeru oznacza, że faktura została przyjęta i zarejestrowana w Krajowym Systemie e-Faktur. Brak numeru bezpośrednio po wysłaniu dokumentu nie musi oznaczać błędu. W takim przypadku należy skorzystać z funkcji aktualizacji statusu.
Data przyjęcia do KSeF	Wskazuje datę przyjęcia dokumentu przez KSeF, czyli moment odebrania faktury przez system.
Data nadania numeru	Wskazuje datę nadania fakturze numeru KSeF. Wypełnienie tego pola oznacza, że dokument został przetworzony i otrzymał numer identyfikujący go w KSeF.
Data trwałego zapisu	Wskazuje datę trwałego zapisu faktury w KSeF. Informacja ta potwierdza zapisanie dokumentu po stronie Krajowego Systemu e-Faktur.
Tryb fakturowania	Informuje o trybie, w jakim dokument został obsłużony w KSeF. Jest to informacja pomocnicza dotycząca sposobu przetwarzania dokumentu.
Data wysłania automatycznego e-maila z e-fakturą	Zawiera informację o dacie automatycznej wysyłki wiadomości e-mail z e-fakturą, jeżeli taka wysyłka została wykonana. Brak daty oznacza, że automatyczna wiadomość nie została wysłana albo funkcja nie była użyta dla danego dokumentu.

Przyciski dostępne w zakładce

Przycisk	Opis
Generuj	Przygotowuje fakturę do obsługi w KSeF. Po użyciu tej funkcji program przygotowuje dane wymagane do dalszej obsługi dokumentu. W zależności od ustawień programu faktura może zostać od razu wysłana do KSeF albo przygotowana do późniejszej, ręcznej wysyłki. Samo wygenerowanie dokumentu nie zawsze oznacza jego wysłanie do KSeF.
Wyślij do KSeF	Służy do ręcznej wysyłki faktury do Krajowego Systemu e-Faktur. Funkcja jest używana wtedy, gdy faktura została wcześniej przygotowana, ale nie została jeszcze wysłana do KSeF. Po wykonaniu wysyłki należy sprawdzić status dokumentu. Jeżeli numer KSeF nie został jeszcze nadany, po pewnym czasie należy zaktualizować status.
Wizualizacja	Umożliwia wyświetlenie faktury w czytelnej postaci. Funkcja pozwala sprawdzić wygląd dokumentu przygotowanego w formacie KSeF.
PDF online	Służy do przygotowania wizualizacji faktury KSeF w formacie PDF z wykorzystaniem usługi online.
PDF offline	Służy do przygotowania wizualizacji faktury KSeF w formacie PDF bez korzystania z usługi online.
Operacje	Udostępnia dodatkowe funkcje związane ze statusem faktury, ponowną obsługą wysyłki oraz pobieraniem danych z KSeF.

Menu „Operacje”

Przycisk Operacje rozwija listę dodatkowych funkcji związanych z obsługą faktury w KSeF.

Dostępność poszczególnych funkcji może zależeć od aktualnego statusu dokumentu. Jeżeli dana funkcja jest wyszarzona, oznacza to, że w bieżącej sytuacji nie jest dostępna.

Funkcja	Opis
Pobierz (aktualizuj) status faktury z KSeF	Pobiera aktualny status faktury z KSeF. Funkcja jest szczególnie przydatna wtedy, gdy faktura została wysłana, ale nie otrzymała jeszcze numeru KSeF albo status widoczny w programie wymaga odświeżenia. Po wykonaniu operacji program aktualizuje informacje widoczne w zakładce, między innymi kod statusu, opis statusu, numer KSeF oraz daty związane z obsługą dokumentu. Ponieważ nadanie numeru KSeF nie zawsze następuje natychmiast po wysyłce, aktualizacja statusu może być konieczna po pewnym czasie od wysłania faktury.
Resetuj status wysyłki	Resetuje status po nieudanej próbie wysyłki. Funkcja jest stosowana wtedy, gdy poprzednia wysyłka zakończyła się błędem, ale nie ma potrzeby ponownego przygotowania całej faktury do KSeF. Po zresetowaniu statusu można ponowić wysyłkę dokumentu przyciskiem Wyślij do KSeF.
Usuń dane faktury KSeF	Usuwa dane związane z wcześniejszą obsługą faktury w KSeF. Funkcja jest wykorzystywana wtedy, gdy błąd wymaga ponownego przygotowania faktury przed wysyłką. Po jej użyciu należy ponownie wykonać przygotowanie dokumentu przyciskiem Generuj, a następnie wysłać fakturę do KSeF.
Pobierz dane KSeF gdy duplikat	Pobiera dane KSeF dla dokumentu rozpoznanego jako duplikat. Funkcja może być użyta wtedy, gdy faktura była już wcześniej wysłana do KSeF, a program wymaga pobrania lub uzupełnienia informacji związanych z tym dokumentem. Po wykonaniu operacji program pobiera dostępne dane z KSeF i uzupełnia informacje zapisane przy fakturze.

Aktualizacja statusu dokumentu

Zapisanie lub wysłanie faktury do KSeF nie zawsze oznacza natychmiastowe nadanie numeru KSeF. Dokument może być jeszcze przetwarzany przez system.

Jeżeli po wysyłce nie został nadany numer KSeF albo status dokumentu nie jest aktualny, należy użyć funkcji:

Operacje → Pobierz (aktualizuj) status faktury z KSeF

Funkcja pobiera bieżące informacje z KSeF i uzupełnia dane widoczne w zakładce.

Postępowanie w przypadku błędu

Jeżeli status dokumentu jest inny niż „Sukces” albo kod statusu jest różny od 200, należy sprawdzić pole Opis statusu.

Opis statusu wskazuje przyczynę problemu lub pozwala określić dalsze postępowanie.

W zależności od przyczyny należy:

•poprawić dane na fakturze,

•uzupełnić brakujące dane wymagane do wysyłki,

•uzupełnić brakujące dane słownikowe,

•ponownie przygotować fakturę,

•ponowić wysyłkę,

•zaktualizować status dokumentu,

•poczekać na przywrócenie działania KSeF, jeżeli problem wynika z niedostępności usługi.

Oznaczenie dokumentu na liście sprzedaży

Na liście dokumentów sprzedaży dostępna jest kolumna KSeF.

Wartość K w tej kolumnie oznacza, że faktura została poprawnie wysłana do KSeF.

Brak oznaczenia K oznacza, że dokument nie został jeszcze poprawnie wysłany, jego status nie został zaktualizowany albo obsługa faktury w KSeF nie została zakończona.

Zalecana kolejność pracy

Standardowa obsługa faktury w KSeF przebiega następująco:

1.Sprawdzenie poprawności danych na fakturze.

2.Użycie przycisku Generuj.

3.Wysłanie faktury przyciskiem Wyślij do KSeF, jeżeli nie została wysłana automatycznie.

4.Sprawdzenie kodu i opisu statusu.

5.W razie potrzeby użycie funkcji Operacje → Pobierz (aktualizuj) status faktury z KSeF.

6.Sprawdzenie, czy faktura otrzymała numer KSeF.

7.Sprawdzenie oznaczenia dokumentu na liście sprzedaży.

Ważne informacje

Przygotowanie faktury do KSeF nie zawsze oznacza jej wysłanie.

Wysłanie faktury do KSeF nie zawsze oznacza natychmiastowe nadanie numeru KSeF.

Numer KSeF może pojawić się dopiero po przetworzeniu dokumentu przez system.

Zapis do pliku KSeF XML nie zastępuje wysyłki do KSeF.