|
<< Kliknij, aby wyświetlić spis treści >> Nawigacja: KSeF > Różnice między fakturą w KSeF, a fakturą papierową |
Faktura wystawiana w KSeF jest fakturą ustrukturyzowaną. Oznacza to, że ma postać pliku XML zgodnego z urzędową strukturą FA i jest wystawiana za pośrednictwem systemu KSeF.
Tradycyjna faktura papierowa ma postać dokumentu papierowego, natomiast zwykła faktura elektroniczna może być np. plikiem PDF wysłanym e-mailem. Taki dokument nie jest fakturą ustrukturyzowaną
W KSeF faktura staje się fakturą ustrukturyzowaną dopiero w momencie przesłania jej do systemu i nadania numeru KSeF.
Co do zasady, w przypadku wystawienia online za datę wystawienia uznaje się datę przesłania dokumentu do KSeF, nawet jeśli w polu P_1 wpisano inną datę.
W przypadku faktury papierowej moment wystawienia wynika z daty wskazanej na dokumencie, a doręczenie następuje poza systemem, np. przez przekazanie dokumentu lub wysyłkę e-mailową.
Faktura papierowa lub zwykła faktura elektroniczna trafia do kontrahenta poza KSeF, np. w formie papierowej albo jako PDF wysłany e-mailem.
Faktura KSeF jest udostępniana odbiorcy w systemie. Kontrahent uzyskuje do niej dostęp zgodnie z posiadanymi uprawnieniami.
Na tradycyjnej fakturze podstawowe znaczenie ma numer nadany przez sprzedawcę.
W KSeF nadal występuje numer wewnętrzny nadany przez wystawcę, ale dodatkowo faktura otrzymuje unikalny numer KSeF. To właśnie numer KSeF potwierdza przyjęcie dokumentu do systemu i stanowi jego oficjalny identyfikator.
Faktury papierowe oraz zwykłe faktury elektroniczne są przechowywane przez podatnika we własnym zakresie.
Faktury ustrukturyzowane są dodatkowo przechowywane w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Ogranicza to potrzebę samodzielnej archiwizacji operacyjnej.
Faktura przesyłana do KSeF musi być zgodna z określoną strukturą logiczną. Oznacza to, że system w większym stopniu wymusza poprawność techniczną i formalną danych.
W przypadku faktury papierowej nie ma automatycznej walidacji zgodności ze schemą. Dokument może wyglądać poprawnie, ale mimo to zawierać błędy formalne lub niespójności.
W przypadku dokumentów zapisanych w KSeF nie ma konieczności wysyłania kontrahentowi wiadomości e-mail z fakturą w formacie PDF. Wyjątek stanowią faktury wystawiane dla kontrahentów zagranicznych oraz osób fizycznych.
Dodatkowo:
•dla faktur zapisanych w KSeF nie można cofnąć zatwierdzenia,
•jedyną formą zmiany takiej faktury jest wystawienie korekty,
•informacje dodatkowe i uwagi są przekazywane w formie ustrukturyzowanej,
•ostateczny kształt faktury powstaje online w chwili jej wysyłki do KSeF.
Najprościej można to ująć w następujący sposób:
•faktura papierowa – dokument wystawiany i przekazywany poza KSeF,
•faktura w KSeF – dokument XML zgodny ze schemą FA, skutecznie wystawiony dopiero po przyjęciu przez system i nadaniu numeru KSeF.