W celu ułatwienia współpracy różnych programów z KSeF istnieje możliwość wygenerowania/utworzenia tzw. Tokenu, który umożliwia dostęp do danych KSeF poprzez mechanizmy API (dostęp dla programów komputerowych) ze wskazanymi uprawnieniami. Generowanie tokenu to opcja dostępna do końca 2026 roku i zostanie po tym okresie wyłączona.
Konwerter także wykorzystuje ten mechanizm i dla pobierania faktur wymaga podania utworzonego wg poniższej instrukcji tokenu.
Po zalogowaniu do systemu z lewej strony ekranu wyświetlane jest menu obsługi aplikacji KSeF.
Generowanie tokenu dla zewnętrznej aplikacji odbywa się przez kliknięcie w „Tokeny”, a następnie „Generuj token”. W nowym oknie należy wprowadzić nazwę własną (ważne, aby podpisywać każdy token np. nazwą aplikacji, która ma uzyskać dostęp by w przyszłości łatwiej identyfikować tokeny. Poniżej użytkownik zaznacza role do jakich przypisany jest token.
Na potrzeby pobierania faktur z KSeF do KT konwertera Księgowego wystarczające jest oznaczenie pól „przeglądanie faktur”. Na potrzeby wysyłania do KSeF - "wystawianie faktur". Dozwolone jest zaznaczenie więcej niż jednego uprawnienia.
Następnie użytkownik zatwierdza utworzenie tokenu wybierając „Generuj token”. Aplikacja wyświetli potwierdzenie z unikalnym kodem, który należy skopiować i wprowadzić w KT Konwerterze Księgowym - zakładka ustawienia importu, "Autoryzuj w KSeF" -> "Przejdź do autoryzacji -> zakładka oraz pole „Token KSeF”.
Uwaga – token jest wyświetlany tylko jeden raz po jego utworzeniu przez aplikację KSeF. Po zamknięciu okna nie ma możliwości podglądu kodu tokena. Jeśli nie został on wcześniej skopiowany i zapisany należy utworzyć nowy token, a stary unieważnić.
Użytkownik może również wyświetlić listę wszystkich wygenerowanych tokenów klikając w lewym menu „Lista tokenów”. Aby unieważnić token z którego użytkownik nie chce już korzystać należy go zaznaczyć oraz kliknąć „Unieważnij”.