KSeF > Zakupy > Faktury zakupu - import faktur: KSeF/KT Plus > Import faktur rozliczających zaliczki

Procedura importu faktury rozliczającej zaliczki.

1.Na liście faktury zakupowych z KSeF, po wybraniu faktury rozliczającej zaliczkę (typ „Roz”) i kliknięciu Importuj otworzy się standardowe okno importu faktury zakupowej, w którym należy uzupełnić brakujące dane takie jak typ faktury oraz kontrahent.

2.KSeF dopuszcza sytuację, w której faktura zaliczkowa rozlicza poprzednie zaliczki. W takiej sytuacji program oznaczy fakturę jako „Zal” ale potraktuje ją zarówno jak fakturę zaliczkową jak i fakturę rozliczeniową.

3.Na fakturze rozliczeniowej są już najczęściej pozycje, które można uzgodnić w dolnej części okna.

4.Aby zaimportować fakturę rozliczeniową, należy wybrać Import pełny lub Import bez pozycji. Gdy na fakturze są pozycje towarowe po imporcie należy przyłączyć dokumenty PZ w zakładce „Dokumenty magazynowe”. W sytuacji, gdy podczas importu wyświetlił się komunikat „Nie można odnaleźć faktury zaliczkowej…” import jest niemożliwy i należy:

a.Upewnić się, że faktura zaliczkowa o podanym numerze jest wprowadzona do systemu (może być to numer KSeF lub nr faktury), jeśli nie, należy ją wprowadzić.

b.Jeżeli faktura zaliczkowa jest w systemie, ale dostawca błędnie wskazał jej numer należy ręcznie wprowadzić do systemu fakturę rozliczeniową->w zakładce rozliczenie zaliczek, ręcznie wskazać poprawną fakturę zaliczkową->ręcznie przyłączyć do faktury rozliczeniowej, fakturę KSeF.

5.W powstałej fakturze, w zakładce pozycje dodany został systemowy produkt „Rozliczenie zaliczki”, który w nazwie zawiera również nr wewnętrzny faktury zaliczkowej oraz nr KSeF faktury zaliczkowej. Produkt ten, w tej zakładce, jest nieedytowalny. Program na podstawie informacji o numerach zaliczek z KSeF (może być to numer KSeF lub nr faktury) sam przyłączył do faktury rozliczeniowej odpowiednią fakturę zaliczkową. W sytuacji, gdy dostawca błędnie wskazał inną fakturę zaliczkową, która jest już w systemie może dojść do sytuacji, że program bez wyświetlenia żadnego komunikatu przyłączy do faktury niepoprawną zaliczkę. Użytkownik na podstawie np. różnicy wartości powinien wychwycić taką sytuację i postąpić zgodnie z punktem 3b instrukcji.

6.Jeśli kwota rozliczenia zaliczki się nie zgadza, lub w tabeli rozliczenia różnic KSeF występują jakieś rozbieżności, edycję rozliczenia należy wykonać w zakładce „Rozliczenie zaliczek”. W tym miejscu można również ręcznie przyłączyć fakturę zaliczkową. Należy pamiętać, że w KSeF na fakturze rozliczeniowej nie ma informacji o rozliczanej kwocie zaliczki, jest podany tylko jej numer.

W sytuacji, gdy na jednej fakturze rozliczeniowej chcemy rozliczyć kilka zaliczek o różnych stawkach VAT (lub jedną fakturę zaliczkową, która była wystawiona w kilku stawkach VAT) należy zgłosić taką sprawę mailowo na adres serwis@ktsoft.pl