KSeF > Zakupy > Pobieranie faktur zakupowych z KSeF

Poniższy opis odnosi się do okna dostępnego w KSeF – faktury zakupowe”, dostępne jest z menu głównego KSeF -> „KSeF - faktury zakupu”.

pobieranie_z_ksef

W omawianym oknie widoczne są dokumenty z bufora KSeF, który jak wspomniano w wprowadzeniu zastępuje „biurko/email…” osoby odpowiedzialnej za rejestrację.

Rejestrację dokumentów można podzielić na dwa etapy:

•Pobranie i zapis w buforze KSeF

•Import dokumentu

KT-Plus łączy się z serwisem MF, pobiera wszystkie dokumenty od ostatniej aktualizacji i zapisuje w KT PLUS w buforze KSeF.

Uwagi:

•operacja może być czasochłonna, czas jej wykonania może trwać nawet kilka minut, a w przypadku problemów z połączeniem internetowym lub serwisem MF może skończyć się niepowodzeniem

•od chwili poprawnego i potwierdzonego zapisu w KSeF, faktura może być przez kilka minut niedostępna do pobrania. Jest to szczególnie istotne podczas testów, gdy z jednej firmy wysyłamy dokument, ale nie jesteśmy w stanie go od razu pobrać.

Pobieranie faktur z KSeF może odbywać się w sposób „ręczny” przez wybranie klawisza „Pobierz z KSeF” lub/i w sposób automatyczny, gdzie serwis KT-Plus automatyczne, określonym czasie, łączy się z serwerem MF i pobiera dokumenty.

Dokumenty zapisywane w buforze są poprawne pod względem formalnym, ale poprawność merytoryczna nie jest przy zapisie walidowana. Dane zapisane w buforze KSeF wymagają dalszej obróbki przez osobę zwaną dalej Odpowiedzialnym.

Na rysunku przedstawiono przykładowy bufor z zaznaczonymi głównymi operacjami. W poniższej tabeli opisano ich znaczenie:

Kolumna

Znaczenie

Status

Status przetworzenie faktury. Możliwe wartości:

Nowa	wczytana z KSeF, ale jeszcze nie została powiązana z fakturą KT-PLUS (brak „importu”)
Wczytana	powiązana z fakturą KT-PLUS (zrobiono import)
Odrzuć (dla księgowości)	oznaczona jako dokument odrzucony (brak akceptacji) i nie powinna być importowana do KT-PLUS. Dotyczy to faktur, których nie zgadzamy się przyjąć (brak zamówienia, błąd dostawcy…)
Nie wczytuj	tę fakturę możemy pominąć bo jej znaczenie dla KT-PLUS jest niewielkie, ale powinna trafić do księgowości (np. zmiana adresu lub nazwy kontrahenta, zmiany opisów na fakturze…)
Błąd	wystąpił błąd podczas próby automatycznego importu. W kolumnie „Status – info” znajdzie się opis błędu

Status - info

Opis błędu przetwarzania.

Jeżeli przetwarzanie zakończyło się sukcesem to wartość jest pusta

Notatka

Krótka notatka operatora dotycząca obsługi dokumentu, do 512 znaków.

Notatkę wpisuje się w oknie edycji dokumentu (klawisz „Edytuj” albo dwuklik na wierszu listy); w samej liście kolumna jest tylko do odczytu.

Numer KSeF

Zawiera unikalny numer faktury nadany przez KSeF – przy imporcie zostanie wpisany w pole Numer KSeF

Data KSeF

Data rejestracji w KSeF

Nr faktury dostawcy

Numer dostawcy – przy imporcie zostanie wpisany w pole Nmer obcy

Data wyst.

Przy imporcie zostanie wpisany w pole Data wystawienia

Nazwa dostawcy

Nazwa dostawcy odczytany z faktury KSeF

NIP dostawcy

NIP dostawcy odczytany z faktury KSeF

Ilu dostawców (NIP)

Pole związane z powyżej opisanym „NIP dostawcy”

Korzystając z pola NIP dostawcy, system sprawdza ilu kontrahentów oznaczonych jako „Dostawca” z takim samym numerem NIP istnieje w bazie.

Możliwe wartości:

Jeden

poprawna wartość, kontrahent znaleziony i przy improcie zostanie zaproponowany jako domyślny

Brak

nie znaleziono dostawcy o takim numerze NIP. Można skorzystać z przycisku Dodaj kontrah., który otworzy okno edycji kontrahenta z możliwością jego dodania.

Uwagi:

•może się okazać, że kontrahent istnieje, ale nie został oznaczony jako Dostawca. W takim przypadku należy nie tworzyć nowego, tylko oznaczyć istniejącego jako dostawca.

•Jako wartości domyślne do kartoteki kontrahentów zostaną podane dane odczytane z KSeF, gdzie adres jest wpisywany jako linia 1 i linia 2, a nie jako miejscowość, ulica, numer…
Proponujemy skorzystanie z opcji „Pobierz z GUS” co porządkuje wpisy.

Więcej niż jeden

istnieje kilku dostawców z takim samy numerem NIP, przy imporcie pole „Dostawca” zostanie puste i konieczne będzie ręczne wskazanie właściwego dostawcy.

Nr zamówienia

Nasz numer zamówienia – jego wartość jest odczytywana z faktury, jeżeli dostawca wpisał ją zgodnie z zaleceniami to będzie tu widoczny i podczas importu faktury będzie ułatwiał mapowanie produktów.

Netto

Wartość odczytana z nagłówka faktury zawiera wartość netto faktury.

VAT

Wartość odczytana z nagłówka faktury zawiera wartość VAT faktury.

Brutto

Wartość odczytana z nagłówka faktury zawiera wartość brutto faktury.

Waluta

Wartość odczytana z nagłówka faktury zawiera walutę faktury.

Typ faktury

Rodzaj faktury, ale jest to rodzaj przewidziany w specyfikacji KSeF, a nie rodzaj zgodny z zapisami KT-PLUS. Dopuszczalne są następujące rodzaje:

VAT	Faktura podstawowa
ZAL	Faktura dokumentująca otrzymanie zapłaty lub jej części przed dokonaniem czynności oraz faktura wystawiona w związku z art. 106f ust. 4 ustawy (faktura zaliczkowa)
UPR	Faktura, o której mowa w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy
KOR_ROZ	Faktura korygująca fakturę wystawioną w związku z art. 106f ust. 3 ustawy
KOR	Faktura korygująca
ROZ	Faktura wystawiona w związku z art. 106f ust. 3 ustawy
KOR_ZAL	Faktura korygująca fakturę dokumentującą otrzymanie zapłaty lub jej części przed dokonaniem czynności oraz fakturę wystawioną w związku z art. 106f ust. 4 ustawy (faktura korygująca fakturę zaliczkową)

Mapowanie na rodzaje faktur zgodne z definicjami KT-PLUS będzie robione podczas importu. Więcej w …

Numer faktury (nasz)

Powiązana faktura zakupowa (faktura KT-PLUS)

Faktura korekta

Powiązana faktura korygująca (faktura KT-PLUS)

Zapłacona

Wartość odczytana z dokumentu XML faktury KSeF. Kolumna jest zaznaczona, gdy element Zaplacono ma wartość 1; w pozostałych przypadkach pozostaje niezaznaczona.

Termin płatności

Data odczytana z elementów TerminPlatnosci dokumentu XML faktury KSeF. Jeśli dokument zawiera więcej niż jeden termin, na liście wyświetlany jest najwcześniejszy. Jeśli nie zawiera żadnego terminu płatności, kolumna pozostaje pusta.

Odpowiedzialny

Osoba wskazana jako właściwa za prawidłowe opracowanie faktury KSeF.

Przypisanie/zmianę po wybraniu klawisza „Zmień odpowiedzialnego”.

Uwaga lista potencjalnych osób, to użytkownicy posiadający prawo „Faktury zakupu - import faktur: SeF/KT Plus”.

Wskazany w tym miejscu operator będzie przepisany (wartość domyślna) do faktury zakupowej, ale będzie mógł być tam zmieniony.

Edycja danych obsługi dokumentu

Klawisz „Edytuj” (albo dwuklik na wierszu listy) otwiera okno pojedynczego dokumentu. Układ danych faktury jest taki sam jak w kreatorze importu: numery, daty, sprzedawca, waluta i kurs, wartości oraz powiązana faktura KT-Plus. Zmienić można trzy rzeczy: status przetwarzania, osobę odpowiedzialną i notatkę.

Dostępność pól zależy od uprawnień: status wymaga prawa „Faktury zakupu - oznaczanie pomiń/nie wczytuj”, a osoba odpowiedzialna i notatka – prawa „Faktury zakupu - zmiana odpowiedzialnego”. Dla dokumentu już wczytanego do KT-Plus status jest zablokowany; notatkę i osobę odpowiedzialną można zmieniać nadal.

Kurs waluty pochodzi z pliku XML faktury, a nie z bufora, więc dla dokumentu bez pobranego XML pole pokazuje „(brak pobranego XML)”. Wypełnia się po pobraniu pliku, np. po użyciu klawisza „Pokaż KSeF”. Jeżeli faktura walutowa nie zawiera kursu, obok wartości pojawia się informacja „(brak kursu na fakturze)” – przy imporcie kurs trzeba będzie wskazać ręcznie.

W oknie są też klawisze „Importuj”, „Pokaż KSeF” i „Dodaj kontrah.” – działają tak samo jak odpowiadające im klawisze na liście dokumentów.

Uwaga: klawisz „Importuj” najpierw zapisuje wprowadzone zmiany i zamyka okno edycji, a dopiero potem uruchamia kreator importu. Po zamknięciu kreatora wracamy na listę dokumentów, a nie do okna edycji.