KSeF > Rejestracja zakupów > Pobieranie faktur zakupowych z KSeF

Poniższy opis odnosi się do okna dostępnego w KSeF – faktury zakupowe”, dostępne jest z menu głównego KSeF -> „KSeF - faktury zakupu”.

pobieranie_z_ksef

W omawianym oknie widoczne są dokumenty z bufora KSeF, który, jak wspomniano w wprowadzeniu zastępuje „biurko/email…” osoby odpowiedzialnej za rejestrację.

Rejestrację dokumentów można podzielić na dwa etapy:

•Pobranie i zapis w buforze KSeF

•Import dokumentu

KT-Plus łączy się z serwisem MF, pobiera wszystkie dokumenty od ostatniej aktualizacji i zapisuje w KT PLUS w buforze KSeF.

Uwagi:

•operacja może być czasochłonna, czas jej wykonania może trwać nawet kilka minut, a w przypadku problemów z połączeniem internetowym lub serwisem MF może skończyć się niepowodzeniem

•od chwili poprawnego i potwierdzonego zapisu w KSeF, faktura może być przez kilka minut niedostępna do pobrania. Jest to szczególnie istotne podczas testów, gdy z jednej firmy wysyłamy dokument, ale nie jesteśmy w stanie go od razu pobrać.

Pobieranie faktur z KSeF może odbywać się w sposób „ręczny” przez wybranie klawisza „Pobierz z KSeF” lub/i w sposób automatyczny, gdzie serwis KT-Plus automatyczne, określonym czasie, łączy się z serwerem MF i pobiera dokumenty.

Dokumenty zapisywane w buforze są poprawne pod względem formalnym, ale poprawność merytoryczna nie jest przy zapisie walidowana. Dane zapisane w buforze KSeF wymagają dalszej obróbki przez osobę zwaną dalej Odpowiedzialnym.

Na rysunku przedstawiono przykładowy bufor z zaznaczonymi głównymi operacjami. W poniższej tabeli opisano ich znaczenie:

Kolumna

Znaczenie

Status

Status przetworzenie faktury. Możliwe wartości:

Nowa	wczytana z KSeF, ale jeszcze nie została powiązana z fakturą KT-PLUS (brak „importu”)
Wczytana	powiązana z fakturą KT-PLUS (zrobiono import)
Odrzuć (dla księgowości)	oznaczona jako dokument odrzucony (brak akceptacji) i nie powinna być importowana do KT-PLUS. Dotyczy to faktur, których nie zgadzamy się przyjąć (brak zamówienia, błąd dostawcy…)
Nie wczytuj	tę fakturę możemy pominąć bo jej znaczenie dla KT-PLUS jest niewielkie, ale powinna trafić do księgowości (np. zmiana adresu lub nazwy kontrahenta, zmiany opisów na fakturze…)
Błąd	wystąpił błąd podczas próby automatycznego importu. W kolumnie „Status – info” znajdzie się opis błędu

Status - info

Opis błędu przetwarzania.

Jeżeli przetwarzanie zakończyło się sukcesem to wartość jest pusta

Numer KSeF

Zawiera unikalny numer faktury nadany przez KSeF – przy imporcie zostanie wpisany w pole Numer KSeF

Data KSeF

Data rejestracji w KSeF

Nr faktury dostawcy

Numer dostawcy – przy imporcie zostanie wpisany w pole Nmer obcy

Data wyst.

Przy imporcie zostanie wpisany w pole Data wystawienia

Nazwa dostawcy

Nazwa dostawcy odczytany z faktury KSeF

NIP dostawcy

NIP dostawcy odczytany z faktury KSeF

Ilu dostawców (NIP)

Pole związane z powyżej opisanym „NIP dostawcy”

Korzystając z pola NIP dostawcy, system sprawdza ilu kontrahentów oznaczonych jako „Dostawca” z takim samym numerem NIP istnieje w bazie.

Możliwe wartości:

Jeden

poprawna wartość, kontrahent znaleziony i przy improcie zostanie zaproponowany jako domyślny

Brak

nie znaleziono dostawcy o takim numerze NIP. Można skorzystać z przycisku Dodaj kontrah., który otworzy okno edycji kontrahenta z możliwością jego dodania.

Uwagi:

•może się okazać, że kontrahent istnieje, ale nie został oznaczony jako Dostawca. W takim przypadku należy nie tworzyć nowego, tylko oznaczyć istniejącego jako dostawca.

•Jako wartości domyślne do kartoteki kontrahentów zostaną podane dane odczytane z KSeF, gdzie adres jest wpisywany jako linia 1 i linia 2, a nie jako miejscowość, ulica, numer…
Proponujemy skorzystanie z opcji „Pobierz z GUS” co porządkuje wpisy.

Więcej niż jeden

istnieje kilku dostawców z takim samy numerem NIP, przy imporcie pole „Dostawca” zostanie puste i konieczne będzie ręczne wskazanie właściwego dostawcy.

Nr zamówienia

Nasz numer zamówienia – jego wartość jest odczytywana z faktury, jeżeli dostawca wpisał ją zgodnie z zaleceniami to będzie tu widoczny i podczas importu faktury będzie ułatwiał mapowanie produktów.

Netto

Wartość odczytana z nagłówka faktury zawiera wartość netto faktury.

VAT

Wartość odczytana z nagłówka faktury zawiera wartość VAT faktury.

Brutto

Wartość odczytana z nagłówka faktury zawiera wartość brutto faktury.

Waluta

Wartość odczytana z nagłówka faktury zawiera walutę faktury.

Typ faktury

Rodzaj faktury, ale jest to rodzaj przewidziany w specyfikacji KSeF, a nie rodzaj zgodny z zapisami KT-PLUS. Dopuszczalne są następujące rodzaje:

VAT	Faktura podstawowa
ZAL	Faktura dokumentująca otrzymanie zapłaty lub jej części przed dokonaniem czynności oraz faktura wystawiona w związku z art. 106f ust. 4 ustawy (faktura zaliczkowa)
UPR	Faktura, o której mowa w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy
KOR_ROZ	Faktura korygująca fakturę wystawioną w związku z art. 106f ust. 3 ustawy
KOR	Faktura korygująca
ROZ	Faktura wystawiona w związku z art. 106f ust. 3 ustawy
KOR_ZAL	Faktura korygująca fakturę dokumentującą otrzymanie zapłaty lub jej części przed dokonaniem czynności oraz fakturę wystawioną w związku z art. 106f ust. 4 ustawy (faktura korygująca fakturę zaliczkową)

Mapowanie na rodzaje faktur zgodne z definicjami KT-PLUS będzie robione podczas importu. Więcej w …

Numer faktury (nasz)

Powiązana faktura zakupowa (faktura KT-PLUS)

Faktura korekta

Powiązana faktura korygująca (faktura KT-PLUS)

Odpowiedzialny

Osoba wskazana jako właściwa za prawidłowe opracowanie faktury.

Przypisanie/zmianę po wybraniu klawisza „Zmień odpowiedzialnego”.

Uwaga lista potencjalnych osób, to użytkownicy posiadający prawo „Faktury zakupu - import faktur: SeF/KT Plus”